Kreisverwaltung startet umfassende Digitalisierung des Bauarchivs

Die Kreisverwaltung Germersheim geht den nächsten großen Schritt in Richtung digitale Verwaltung: Ab dem 1. Juli 2026 können Bauanträge ausschließlich digital eingereicht werden. Parallel dazu hat die Bauabteilung begonnen, das gesamte Archiv systematisch zu digitalisieren. Mit dieser doppelten Umstellung treibt die Verwaltung die Modernisierung ihrer Abläufe konsequent voran. „Die Digitalisierung ist für uns kein Zukunftsprojekt mehr, sondern gelebter Alltag“, betont Landrat Martin Brandl. „Mit der vollständigen Umstellung auf digitale Bauanträge und der gleichzeitigen Digitalisierung unserer Altakten schaffen wir die Grundlage für schnellere, transparentere und effizientere Verfahren.“

Große Archivbestände werden digital erfasst

Bereits Ende 2025 wurde die europaweite Ausschreibung für die Digitalisierung der Bauakten auf den Weg gebracht. Insgesamt umfasst das Archiv rund 125.000 Akten auf etwa 1.700 laufenden Metern. Seit Anfang 2026 laufen erste Testphasen, in denen die Abläufe gemeinsam mit dem beauftragten Dienstleister abgestimmt und optimiert wurden.

In einem ersten Schritt wurden in zwei kleineren Tranchen rund 10.000 Akten übergeben und erfolgreich digitalisiert. In der vergangenen Woche folgte eine weitere große Abholung mit etwa 20.000 Akten. Weitere Übergaben sind bereits geplant. Ziel ist es, im Laufe des Sommers sämtliche Bestände an das Scancenter zu übergeben. Die vollständige Digitalisierung soll innerhalb eines Zeitraums von 18 Monaten abgeschlossen sein, sodass bis Mai 2027 alle Bauakten digital zur Verfügung stehen. Nicht Bestandteil der aktuellen Digitalisierung sind laufende Verfahren. Diese werden aus organisatorischen Gründen erst nach Abschluss eingescannt.

Vorteile für Bürger und Verwaltung

Mit der Digitalisierung ergeben sich spürbare Verbesserungen für Bürgerinnen und Bürger im Landkreis sowie für die Verwaltung selbst. Künftig können alte Bauakten aus dem Archiv deutlich schneller bereitgestellt werden, da langwierige Recherchen in den Papier-Akten entfallen. Gleichzeitig wird der Zugriff auf vorhandene Unterlagen erleichtert, da sämtliche Datenbestände im Zuge der Digitalisierung systematisch erweitert und nach verschiedenen Kriterien durchsuchbar gemacht werden. Zu beachten ist jedoch, dass es während der laufenden Digitalisierung vereinzelt zu längeren Bearbeitungszeiten bei der Akteneinsicht kommen kann. Sobald die Papier-Akten für den Transport vorbereitet sind, besteht bis zur Rückkehr aus dem Scancenter kein Zugriff mehr auf die Unterlagen. In Einzelfällen kann diese Bearbeitungszeit einige wenige Wochen in Anspruch nehmen.

Auch intern profitieren die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Bauabteilung von der Digitalisierung: „Der unmittelbare Zugriff auf Altakten erleichtert die Bearbeitung erheblich und beschleunigt viele Prozesse“, erklärt Brandl. „Das ist ein echter Gewinn für die Qualität und Effizienz unserer Arbeit.“

Vollständig digitale Bauanträge ab Juni

Bereits seit Februar 2026 können Bauanträge im Landkreis Germersheim vollständig online eingereicht werden. Mit der verpflichtenden Umstellung ab dem 1. Juli 2026 wird dieser Weg nun zum Standard. Papierbasierte Bauanträge werden ab diesem Zeitpunkt nicht mehr angenommen. Eine Einreichung ist künftig ausschließlich über das Portal https://rp.digitalebaugenehmigung.de/lk-germersheim/ möglich.

„Wer bauen möchte, kann seinen Antrag heute schon bequem digital einreichen – jederzeit und von jedem Ort aus“, so Landrat Brandl. „Das spart nicht nur Papier und Zeit, sondern vereinfacht den gesamten Ablauf für alle Beteiligten deutlich.“ Auch wenn der digitale Bauantrag künftig ausschließlich online erfolgt, gilt dies nicht für alle Verwaltungsverfahren gleichermaßen. In einigen Bereichen fehlen derzeit noch die rechtlichen Voraussetzungen für eine vollständig digitale Abwicklung.

Digitalisierung als strategisches Ziel

Die aktuellen Maßnahmen sind Teil einer umfassenden Digitalisierungsstrategie der Kreisverwaltung Germersheim. Ziel ist es, Verwaltungsleistungen schrittweise digital anzubieten und Prozesse effizienter zu gestalten, ohne dabei die persönliche Erreichbarkeit aus dem Blick zu verlieren. „Wir wollen eine moderne, serviceorientierte Verwaltung, die digital funktioniert und gleichzeitig nah bei den Menschen bleibt“, sagt Brandl. „Die jetzt gestarteten Projekte zeigen, dass wir auf diesem Weg ein großes Stück vorangekommen sind.“